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Column

新たな生産性向上への一手
パフォーマンスを上げる
業務改善の取り組み「全社棚卸会議」

この11月より、「全社棚卸会議」を各部署で実施しているサイバーエージェント。
「全社棚卸会議」とは個人や組織のパフォーマンスを上げるための取り組みで、年2回、各部署で棚卸会議を実施するというものです。
業務の圧縮と生産性向上を図るためのこの取り組みについて、人事担当役員の曽山と健康推進室の元に話を聞きました。

左:健康推進室 元 将浩、右:人事担当役員 曽山 哲人
左:健康推進室 元 将浩、右:人事担当役員 曽山 哲人

新たに始まった「全社棚卸会議」について改めて教えてください

曽山:前回の「あした会議」で決議された取り組みで、部署ごとに棚卸会議を実施し、メンバー全員が持っている業務を明らかにして、捨てる業務、やめる業務、形を変える業務、といったように棚卸しするものを決めることで、仕事のパフォーマンスを上げるという取り組みです。

業務は基本的に積みあがっていくもので、棚卸しの習慣を持っている人と持っていない人で組織的に差が出てしまいます。そこで、全社的な取り組みとして積み上がった業務を圧縮しようということから決まりました。また、部門をまたぐ業務や全社的なシステムなどで社員の手間をとっていることなども、課題の声を一気に集めることで全社的に解決していくつもりです。

これまでにも、毎月の社員の自己評価を集めるタレントマネジメントシステム「GEPPO」などを通じて、個人の業務稼働についてはヒアリングを行っていましたが、どうしてもひとりの声を点で対応すると、その時にその人は解決していても、組織全体として解決していないということもあります。

だからこそ部署全体で行うことが不可欠であり、また全社的に一気に実施することに意義があると考えています。


そのほかの棚卸会議の効果は、どんなことが考えられますか?

元:何を棚卸すか、メンバーの気持ちと上司の気持ちがずれていることは往々にしてありますが、その目線合わせをできるという効果がありますね。そのためにも、まずは棚卸しする項目を決めること自体に意義があります。

曽山:個人で抱えている業務はなかなか捨てられないので、上司を巻き込むというのがポイントになります。すでに実施した部署では、その部署のトップが「棚卸しは重要」と積極的に参加してくれたことが大きいですね。棚卸しにおいて何が一番重要かというと、その場で決裁するために、事業部長・部門長の関与というのがすごく大事になってきます。メンバーだけで解決できないものを事業部長やマネージャーが一緒になって考えること、そしてメンバー全員が集まることで、チーム全員の合意になったということがすごく大きいです。


改善しているかどうかの進捗はどのように追いかけるのでしょうか?

曽山:棚卸会議実施月の翌月には、「GEPPO」でみなさんの棚卸状況をヒアリングします。これでもなかなか改善していないと見えた部署については役員会で決議の上、人事が介入することも予定しています。
 

ここで実際に実施された棚卸会議の模様をご紹介!

棚卸会議のゴールは、「棚卸するものを決めること」。

まずは、個人ワーク。ポストイットに棚卸したい業務をどんどんリストアップします。

ポイント

  1. 特に負荷がかかっているものをイメージしながらリストアップ。
  2. 一業務につき一枚。
 

リストアップしたら、ホワイトボードに貼っていきます。

ポイント

  1. ポストイットに誰が書いたのか分かるように名前を書く。
  2. あとで並び替えるので、順番関係なくどんどんホワイトボードに貼る。
  3. 一人分を縦に並べて貼っていく。
  4. 自分のもので、特に圧縮したいものは上に貼る(上に行けばいくほど、なんとかしたい業務)。
 

貼り終えたら、チームで話し合いながら、優先順位をつけて並べ替えます。

棚卸したい業務がどうなればOKなのかを上司と話し、決めた解決策をポストイットに書き込んでいきます。

ポイント

  1. 一番上に貼ったポストイットを各自持ってきて、それについて議論する。
  2. 「こういう風に改善しましょう」とリーダーと合意をとる。
  3. チームのリーダーは、決めたゴールをポストイットに書き込む。
 

こうやって、50人が参加したこの会議では約50個の棚卸項目が決まりました。

棚卸会議の最大のポイントはこの3つ

・部署全員でやること
・上司が決めること
・負荷の高い業務を出し切ること

業務の棚卸ができて成果に集中できている部署は、上司が会議や面談を通じてきちんとメンバーの業務の棚卸をサポートする習慣があるもの。

「全社棚卸会議」を通してこの習慣を全社に根付かせ、社員の生産性向上に取り組んでまいります。

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